Waarom een goede informatiehuishouding ertoe doet

Als de informatiehuishouding niet op orde is, lijkt de oplossing vaak voor de hand te liggen: een nieuw documentmanagementsysteem of zaaksysteem. Toch loopt zo’n traject regelmatig vast. Het systeem staat er, maar informatie blijft moeilijk vindbaar, dossiers zijn onvolledig en medewerkers bewaren hun stukken toch weer in hun eigen mailbox.

De oorzaak ligt zelden in de techniek. In dit artikel beschrijf ik waarom een goede informatiehuishouding ertoe doet, wat onderzoek zegt over wat haar bepaalt en welke vijf principes ik hanteer bij het op orde brengen ervan.

Wat is informatiehuishouding?

Informatiehuishouding is breder dan archiveren. Het gaat om de hele levenscyclus van informatie: van het moment dat een document, e-mail of gegevensbestand ontstaat, via het gebruik in het werk, tot het moment dat het wordt overgedragen aan een archief of wordt vernietigd. De internationale norm ISO 15489-1 (2016) spreekt van records management en beschrijft de principes, zoals authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van informatie.

Voor de overheid gelden daarnaast specifieke wettelijke eisen. De Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De Wet open overheid (Woo), die op 1 mei 2022 in werking trad, vraagt dat overheidsinformatie actief en op verzoek openbaar kan worden gemaakt. Dat kan alleen als die informatie vindbaar en compleet is.

Waarom een goede informatiehuishouding ertoe doet

Ik zie vier redenen waarom informatiehuishouding meer is dan een administratieve plicht.

De eerste is verantwoording en openbaarheid. Een overheid die niet kan terugvinden wat zij heeft besloten en waarom, kan zich niet verantwoorden tegenover het parlement, de gemeenteraad of de burger. De rijksoverheid startte daarom in 2021 met het actieplan Open op Orde om de informatiehuishouding structureel te verbeteren.

De tweede is betrouwbare dienstverlening. Achter elk besluit over een burger of bedrijf zit een dossier. Is dat dossier onvolledig, dan is het besluit kwetsbaar. Voor de burger betekent dat onzekerheid, bezwaarprocedures en soms onrecht.

De derde is efficiëntie. Medewerkers die informatie moeten zoeken, opnieuw opvragen of dubbel vastleggen, verliezen tijd die zij niet aan hun eigenlijke werk besteden.

De vierde is minder zichtbaar, maar wordt steeds belangrijker: data en AI. Toepassingen van data-analyse en AI zijn zo goed als de informatie waarop zij draaien. Wie zijn informatiehuishouding niet op orde heeft, bouwt die toepassingen op zand.

Wat onderzoek zegt over informatiehuishouding

Upward (1996) introduceerde het records continuum model. Dat model breekt met het idee dat informatiebeheer pas begint als een dossier naar het archief gaat. Informatie moet vanaf het moment van ontstaan zo worden vastgelegd dat zij haar waarde als bewijs en als bron behoudt, ook voor gebruikers buiten de eigen afdeling en in de toekomst. Informatiehuishouding begint dus in het werkproces, niet in het archief.

Oliver en Foscarini (2014) richten zich op de informatiecultuur van organisaties: de waarden, gewoonten en verwachtingen rond informatie. Zij laten zien dat regels en systemen weinig effect hebben als zij niet aansluiten bij die cultuur. In een organisatie waar kennis delen niet wordt gewaardeerd, blijft informatie in persoonlijke mappen staan, hoe goed het systeem ook is.

Khatri en Brown (2010) beschrijven governance van gegevens als het toewijzen van beslisrechten en verantwoordelijkheden voor de kwaliteit, de definities, de toegang en de levenscyclus van gegevens. Hun kern: iemand moet eigenaar zijn van die beslissingen. Dat geldt voor gegevens in systemen, en net zo goed voor documenten en dossiers.

Vijf principes voor een informatiehuishouding op orde

1. Begin bij het werkproces

Informatie ontstaat in werkprocessen: een aanvraag, een besluit, een klacht, een inkoop. Breng daarom eerst in kaart welke processen er zijn en welke informatie daarin ontstaat en wordt gebruikt. Pas dan kunt u bepalen hoe u die informatie ordent, hoe lang u haar bewaart en wie er toegang toe heeft. Een ordening op basis van processen blijft ook bruikbaar als de organisatiestructuur verandert.

2. Leg eigenaarschap bij de proceseigenaar

Informatiehuishouding is geen taak van de afdeling informatiebeheer alleen. De eigenaar van een proces is ook verantwoordelijk voor de informatie die daarin ontstaat. Maak dat expliciet in taakbeschrijvingen en mandaten. Geef proceseigenaren inzicht in hoe het ervoor staat, bijvoorbeeld met een korte rapportage over de volledigheid van dossiers. De afdeling informatiebeheer ondersteunt, adviseert en houdt toezicht.

3. Maak regels een ontwerpeis

De Archiefwet, de AVG, de Woo en de BIO stellen allemaal eisen aan informatie. Neem die eisen mee in het ontwerp van processen en systemen, en niet pas bij een controle achteraf. Denk aan bewaartermijnen die automatisch aan een zaaktype worden gekoppeld, aan metadata die bij het aanmaken van een document worden vastgelegd en aan toegangsrechten die volgen uit de rol van de medewerker. Dat is eenvoudiger en goedkoper dan achteraf repareren. Hoe dat samenhangt met beveiliging en privacy, beschreef ik in Informatiebeveiliging en privacy zijn een bestuursvraagstuk.

4. Investeer in informatiecultuur

Een nieuw systeem verandert gewoonten niet vanzelf. Maak duidelijk waarom goede informatiehuishouding belangrijk is, in termen die medewerkers herkennen: minder zoeken, minder dubbel werk, een sterkere positie bij bezwaar en beroep. Zorg dat leidinggevenden het goede voorbeeld geven en maak het makkelijk om informatie op de juiste plek op te slaan. Het is een verandering zoals elke andere, en zij vraagt dezelfde aandacht voor draagvlak en begeleiding.

5. Verbeter in zichtbare stappen

U hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Kies een proces waar de pijn het grootst is, bijvoorbeeld waar de meeste Woo-verzoeken over gaan of waar de meeste bezwaren binnenkomen. Richt daar de informatiehuishouding goed in, meet het resultaat en gebruik die ervaring voor de volgende stap. Een eenvoudige nulmeting helpt om de vooruitgang zichtbaar te maken, voor het bestuur en voor de medewerkers zelf.

Uit de praktijk: informatie in een keten

In een grote hersteloperatie met tientallen ketenpartners wordt pas goed zichtbaar hoe afhankelijk organisaties van elkaars informatie zijn. Elke partner heeft een deel van het dossier. Een burger merkt alleen of het geheel klopt.

Wat daar het verschil maakt, is informatiehuishouding over de grenzen van de eigen organisatie heen organiseren: gezamenlijke afspraken over welke informatie wordt uitgewisseld, in welke vorm en met welke definities, en helder eigenaarschap per schakel in de keten. Dat is geen technisch vraagstuk, maar een bestuurlijk. Het sluit aan bij wat ik eerder schreef over onder architectuur werken: afspraken hebben pas effect als zij een vaste plek hebben in de besluitvorming.

Checklist: hoe staat uw informatiehuishouding ervoor?

Principe	Toetsvraag
Werkproces	Is bekend welke informatie in elk belangrijk werkproces ontstaat en wordt gebruikt?
Eigenaarschap	Weten proceseigenaren dat zij verantwoordelijk zijn voor de informatie in hun proces?
Ontwerpeis	Worden bewaartermijnen, metadata en toegangsrechten bij het ontwerp van processen en systemen vastgelegd?
Cultuur	Slaan medewerkers informatie op de afgesproken plek op, en geeft de leiding het voorbeeld?
Openbaarheid	Kan de organisatie een Woo-verzoek binnen de wettelijke termijn volledig beantwoorden?
Stappen	Is er een nulmeting, en wordt de voortgang aan het bestuur gerapporteerd?

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen informatiehuishouding en archiveren?

Archiveren is een onderdeel van informatiehuishouding. Informatiehuishouding gaat over de hele levenscyclus van informatie: het maken, gebruiken, beheren, vinden, bewaren en vernietigen ervan. Goed archiveren begint daarom al bij het ontstaan van informatie in het werkproces.

Lost een nieuw zaaksysteem of documentmanagementsysteem het probleem op?

Meestal niet alleen. Een systeem ondersteunt, maar zonder duidelijke werkprocessen, eigenaarschap en afspraken over hoe informatie wordt vastgelegd, blijft informatie verspreid en onvolledig. Begin bij het proces en de afspraken, en kies daarna het systeem dat daarbij past.

Wie is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding?

Het bestuur is eindverantwoordelijk. De eigenaren van werkprocessen zijn verantwoordelijk voor de informatie die in hun processen ontstaat. De afdeling informatiebeheer adviseert, stelt kaders op en houdt toezicht.

Bronnen

• Archiefwet 1995. (1995). Staatsblad 1995, 276.
• ISO. (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation: Records management: Part 1: Concepts and principles. ISO.
• Khatri, V., & Brown, C. V. (2010). Designing data governance. Communications of the ACM, 53(1), 148–152.
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. (2021). Open op Orde: Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid.
• Oliver, G., & Foscarini, F. (2014). Records management and information culture: Tackling the people problem. Facet Publishing.
• Upward, F. (1996). Structuring the records continuum part one: Postcustodial principles and properties. Archives and Manuscripts, 24(2), 268–285.
• Wet open overheid. (2021). Staatsblad 2021, 499.